前編では、電子帳簿保存法の概要と、重要な３つの区分について解説していきました。
今回は、電子帳簿保存法の対象外となる帳簿・書類や、それぞれの細かい要件について解説していきます。
電子帳簿保存法の対象外となる帳簿・書類は？
電子帳簿保存法によって、国税関係の帳簿や書類は『最初から一貫してコンピュータを使って作成されたもの』に限り電子データでの保存が認められています。
手書きで作成されたものは電子保存が認められないため、物理的な書面として保存が必要になります。
電子帳簿保存法の保存要件
電子帳簿保存法には具体的な保存要件が定められています。
- 電子帳簿等保存②スキャナ保存③電子取引それぞれの保存要件を紹介します。
①電子帳簿等保存の保存要件
電子帳簿等保存の保存要件は以下の通りです。
画像引用：電子帳簿・電子書類関係（令和6年1月1日からの取り扱いに関するもの）国税庁
要点としては、
・訂正・削除の履歴が残ること
・通常の業務処理期間を経過した後に入力した場合の事実が確認できる
・電子化した帳簿とその帳簿に関連する他の帳簿の相互に関連性が確認できる
・システム仕様書や操作説明書などのシステム関係書類等を備え付ける
・以下の内容で検索できること
ⅰ.取引年月日、金額、取引先
ⅱ.日付、金額の範囲指定
ⅲ.２つ以上の任意の項目を組み合わせた条件
・電子データのダウンロードができる
以上になり、帳簿と書類で満たすべき要件が異なります。
②スキャナ保存の保存要件
スキャナ保存の保存要件は以下の通りです。
「重要書類」と「一般書類」で要件が異なりますので注意しましょう。
画像引用：スキャナ保存関係（令和6年1月1日からの取り扱いに関するもの）国税庁
スキャナ保存の要件は多いですが、特に以下の３つの要件に気を付けましょう。
ⅰ.白黒（グレースケール）で保存できるのは資金や物の流れに直結しない「一般書類」のみ。資金や物の流れに直結する「重要書類」はカラーでスキャン・撮影しなければならない
ⅱ.契約書や請求書など複数枚の書類は複数回に分けてスキャンすることが可能
ⅲ.スキャンした書類はすぐに破棄をすると困るケースがあるので一定期間保持しておいた方が良い
③電子取引の保存要件
電子取引の保存要件は「真実性の確保」と「可視性の確保」に分かれています。
真実性の確保とは、保存したデータが削除・改ざんされていないこと。
可視性の確保とは、保存したデータを検索・表示できるようにすることです。
真実性の確保：タイムスタンプの付与
タイムスタンプとは、スタンプが付与された時刻以降にその文章が改変されていないことを証明するサービスです。
可視性の確保：①関連書類の備え付け
システムの概要を記載した関連書類を備え付ける
②見読性の確保
保存場所にPCや操作マニュアルを備え付け、画像・書面で速やかに出力できる
③検索機能の確保
取引条件を検索できて、すぐに表示できるようにしている
以上が電子帳簿保存法において重要な3つの区分ごとの保存要件です。
2024年1月1日からの改正内容
電子帳簿保存法はこれまで何度か改正が行われてきました。
2024年1月1日以降からは以下の変更点があります。
①電子取引データ保存の義務化
2023年12月31日までは電子取引データであっても紙で印刷したものを原本として保存することができました。
しかし改正後は取引情報は原則データで、電子帳簿保存法の原則に則って保存する必要があります。
②スキャン保存の要件緩和
従来はタイムスタンプの付与を受領後3日以内に行う必要がありましたが、最長2ヶ月と概ね7営業日以内に延長されました。
電子帳簿保存法に対応するメリット
電子帳簿保存法に対応することで、業務の効率化から情報管理がしやすくなるなど様々なメリットが生まれます。
紙の帳簿を電子化することで、帳簿作成・管理にかかる時間やコスト、保管するための物理的なスペースも削減することができます。
また、電子化することでキーワード検索などで情報を探しやすくなります。
さらには、紙よりも情報の管理や修正が簡単に行えることもメリットです。
以上が電子帳簿保存法の解説です。
現在はビジネスモデルや組織全体を変革するDX（デジタルトランスフォーメーション）が注目されています。
その一環として電子帳簿保存法も活用していくことをおすすめします。
