電子化のメリット
環境保全・業務効率化・法改正が背景となりペーパレスによる電子化移行が進んでいます。
では電子化にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
1.保管や紙の印刷にかかるコスト削減
企業がペーパーレス化に取り組むメリットのひとつに、コスト削減を挙げることができます。
- 紙代
- 印刷代
- 印刷機器のメンテナンス費用
- 文書の郵送・運搬費用
- 文書廃棄費用（シュレッダー、廃棄業者の費用など）
電子化することによって、上記のようなコスト軽減を実現するとともに
文書保管のためのスペースも縮小することができるため、場合によってはオフィスの賃料も抑えることが可能です。
2.情報検索の向上
文書をデジタル化することで、文書の在り処が明確になり、
印刷して配布する手間の削減・さまざまな端末からいつでもどこからでも確認できる仕組みづくりができ、管理がしやすくなります。
紙で文書を保管することのデメリットに、必要な文書の検索に時間がかかることが挙げられます。
分類方法の整備や管理ルールの徹底化といった、適切に管理するような仕組みをどれだけ整えたとしても、紙の文書や資料を探す際には保管場所への移動が発生するなど、制限によってどうしても時間がかかってしまいます。
デジタル化した文書は社内ネットワークやクラウド上などに保存できるため、時間や場所を問わずアクセスできるようになります。
また、紙の文書をデジタル化することで、キーワード検索や全文検索ができるようになり、書類を探す手間や時間を大幅に減らせます。
「いつでも」「どこでも」必要な書類をさまざまな端末上ですぐに閲覧できるようになり、文書や資料活用の利便性がアップすることで、業務効率向上にもつながります。
3.紛失などのセキュリティリスクの低減
ペーパーレス化は、文書の紛失や盗難の防止にも効果を発揮します。
企業にとって情報漏えいは、その事業存続にかかわる場合もある問題です。
ペーパーレス化は、情報漏えいのリスクを低減させ、セキュリティの強化にもつながります。
紙の資料の場合、鍵付きのキャビネットで保管するなど、物理的なセキュリティ対策しかできませんが、
文書をデジタル化することによって、アクセス権限や閲覧権限の設定が可能となります。
さらにはログ管理によって、いつ誰が閲覧・編集したのかがすべて記録として残し、追跡することもできます。
不正な持ち出しや文書の改ざんといったリスクをコントロールできるようになることに加え、意図的に消去しない限り、誤操作で情報が紛失しないのが電子媒体の強みといえます。
4.経年劣化の防止
紙で残すと自然劣化や使用するたびに紙がいたんでしまったり、
コーヒーやお茶をこぼして汚してしまうかもしれませんがデータで保管することでこのような心配も必要なくなります。
5.企業として環境への配慮
ペーパーレス化は環境の保護にもつながります。
森林破壊の原因のひとつにオフィスで使用される紙の消費があります。
日本製紙連合会の調べによると、日本の紙・板紙の消費量は世界でもトップクラスとなっています。
森林破壊が環境に及ぼす影響は大きく、野生動物の絶滅や温暖化などの気候変動の拡大が問題となっています。
また、動物由来の感染症の拡大要因にもなると懸念されています。
ペーパーレス化のメリットは企業のイメージアップにもつながる場合があります。
紙の廃棄を抑え、環境や資源に配慮している企業
SDGｓ（Sustainable Development Goals／持続可能な開発目標）に積極的に取り組む企業として認識され、企業イメージの向上にもつながるでしょう。
ペーパーレス化を推進する法制度
企業だけではなく、政府もペーパーレスを推進しています。
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認めた法律です。
2022年1月から施行された改正電子帳簿保存法により、電子データで受け取った帳簿書類は電子データのまま保存しておかなければなりません。これまで紙で運用していた場合はデジタル化の対応が必要となります
2022年1月に「電子帳簿保存法」（電帳法）の改正が施行され、電子取引のデータ保存が義務化されます。
同時にシステム整備が間に合わないなど準備期間が短いという観点から、宥恕（ゆうじょ）措置が取られることとなりました。
2023年10月にスタートする「インボイス制度」（適格請求書等保存方式）への対処と並行して、計画的に進める必要があります。
※インボイス制度とは「適格請求書保存方式」のことをいいます。所定の記載要件を満たした請求書などが「適格請求書（インボイス）」です。
インボイスの発行または保存により、消費税の仕入額控除を受けることが可能です。
参照：国税庁https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/02.htm
「電子帳簿保存法」改正内容
事前承認手続きの廃止
これまで電子帳簿保存やスキャナ保存を行う際には、事前に税務署長から承認を得る必要がありましたが、令和4年1月1日以後に保存する国税関係の帳簿・書類やスキャナ保存については、事前承認が廃止されました。
タイムスタンプの要件が緩和
スキャナ保存時に行う電子データへのタイムスタンプについて、付与期間が最長約2カ月に統一されました。また、スキャナで読み取る前の受領者の自署も不要となりました。
検索要件の緩和
電子データの保存については、検索機能を付けておくことが必要でした。
これまでの検索機能では、多くの項目が検索できなくてはなりませんでしたが、改正後は「日付、金額、取引先」に限定されました。
また、国税庁などに電子データのダウンロードを要求された際、随時応じることができる場合は、検索条件の設定要件も不要となっています。
適正事務処理要件の廃止
改正前までは、内部統制（不正防止のため）の目的で、電子帳簿保存に関する社内規定の整備や2名以上での対応（チェック機能の強化）などの適正事務処理要件がありましたが、2022年度より廃止されました。そのため、より電子帳簿保存を会社に導入しやすくなっています。
電子取引における書面による保存の廃止
改正前は、所得税や法人税などに関する電子取引に対するデータの保存は、データを出力して紙ベースで保存することも認められていました。
改正後は、データを出力して紙ベースで保存することが認められなくなりました。
電子保存義務化の2年宥恕処置（猶予期間）
止むを得ない事情で電磁的記録の保存要件を満たせない企業の場合は、対応までに2年間の猶予期間が設けられました。
この期間は従来通りの方法での処理が認められます。
詳しくはこちらの記事をご覧ください。
- 電子契約書
- 電子請求書
- 電子マニフェスト
- 廃棄物一元管理システム
